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流程优化的实例分析:毕业生离校流程的优化

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——以云南工商学院为例

毕业离校是学生在校就读的最后一个环节,也是学生在学校求学三到四年后对学校管理的最后体验,离校流程设计的好坏,直接影响了学生对学校管理工作的最后印象和评价,所以离校流程的设计与优化属于高校管理的一项关键流程,如何尽量简化离校流程,让同学们用最短的时间完成离校手续,提高同学们的体验,必须引起管理者的足够重视。

毕业离校手续涉及到教务处、财务处、图书馆、公寓中心、保卫处等众多部门,办理时间集中,传统的办理流程是学生拿着“离校手续单”到各个业务部门盖章确认,只有将单子上的所有部门都跑一遍,才能完成手续领到毕业证和学位证。而且如果不慎将离校单丢失,还必须重新办理所有手续,对学生来说是,办完整个流程是一件非常繁琐和劳累的事情。而且对于各个办理部门来说,由于每个同学都需要核对办理,无形中增加了工作量,工作效率低下,学生排长队的情况经常出现。传统“离校手续单”流程如图所示:

传统的“离校手续单”毕业生离校流程图

仔细分析该流程可以发现,很多毕业生其实没必要每个部门都跑一遍,因为不是所有学生都存在需要办理的问题,有些部门需要办理手续的同学其实只有一小部分。以威廉希尔体育APP云南工商学院的毕业生为例,2458名毕业生中只有239名存在图书未还清或者罚款未交清的情况,对于其他同学来说,到图书馆来办理手续这道程序明显属于多余的无效环节,从流程优化的角度来说,这部分同学的流程可以简化。在需要办理的众多部门中,有些毕业生可能只有两到三个部门的业务未结清需要前往办理,其余部门则不需要跑去盖章。使用这种传统的离校流程,每到毕业季的离校时间,学校各个业务部门都须全副武装,集中人力物力,紧张地办理着“检索——盖章——签字”这类重复的劳动工作,不仅让学生感到繁琐疲惫,也给部门工作带来了巨大的压力。

通过分析传统流程存在的问题,我们用如下思路对流程进行了优化:开发网上离校审批系统,在系统中每个部门代表一个审批节点,在办理毕业离校手续之前,各业务部门先结合毕业生名单和部门管理系统的数据统计出不符合本部门离校规定的毕业生名单,在系统中本部门的审核节点上将这批学生的审核状态设置为“未通过”,并在原因栏备注需要办理的手续,其余毕业生则默认“通过”审核。这样一来,只有“未通过”审核的同学前来办理业务即可,大部分通过审核的同学则不需要来这个部门审批了。例如该校威廉希尔体育APP的2458名毕业生中,只有239名同学需要到图书馆办理手续,其余同学则可以略过这一环节。对于学生来说,办理离校手续时无需领取纸质的“离校手续单”,只需要凭借自己的学号登陆离校系统即可看到自己在哪几个部门“未通过审核”需要前去办理相关业务,待所有部门节点审核状态均为“通过”时,即可以到学生科打印审核通过的电子离校单并领取报到证、毕业证和学位证等相关资料。如此一来,大部分学生只需要跑必须办理的部门如宿管退宿以及未通过审核的一到两个部门即可,优化后的流程无论对业务部门还是对毕业生来说,都大大节约了时间,提高了办事效率。优化后的流程图所示:

优化后的毕业生离校流程图

流程优化前后各部门需要处理的业务类型对比如表所示:

毕业生离校流程优化前后的业务类型对比

以威廉希尔体育APP毕业生离校手续的办理为例,流程优化前后各部门的工作量对比如下表所示:

毕业生离校流程优化后各部门工作量对比

通过对比可以很明显的看出,本次流程优化取得了良好的效果,各部门的总工作量由人17206次,降低为7965人次,比优化前减少了一半还多,大大提高了管理水平和离校手续的办理效率,对于大部分毕业生来说,更是最大程度地提升了离校手续的办理体验,受到了学院领导、相关业务部门和广大毕业生的广泛好评。

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