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数字校园系统中的关键协同要素——第三节 数字校园系统中业务流程

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数字校园是传统校园的数字化。数字校园建设的过程,是数字校园与现实校园相互耦合的过程。在数字校园与现实校园相互耦合的过程中,其中最重要的就是业务流程的相互耦合。只有数字校园中的业务流程与现实校园中业务流程具有较高的耦合性,才能更好地发挥数字校园的功能效益。这里所说的业务流程相互耦合,不只是数字校园与现实校园中业务流程的相互配合,有时更是对现实校园业务流程的优化与改造。优化或改进业务流程,就需要对数字校园业务流程有清晰的认识。因为,改进业务的一个关键因素是对所涉及的流程有一个全面的了解。

一 现实校园系统中的业务流程识别

识别现实校园系统中的核心业务,应该从现实校园系统的外部来观察。如果从现实校园系统的内部观察,很难对整个现实校园系统进行整体性把握,会“只见树木,不见森林”。概览现实校园系统,会发现主要有学生学习、教师教学、教学研究、保障服务、协同办公等五个核心业务,每个核心业务又分别由若干个子业务流程组成。

(一)学生学习业务流程

以学生的视角观察学校,则有一系列与学校接触的触发事件,例如:学生收到录取通知书。这些触发事件是引发流程开始的行为或事物。对学生在学校学习期间的触发事件进行分析,则可以归纳出学生学习业务流程的子业务流程。学生学习业务流程识别工作表如表5-2所示,学生学习业务流程的子业务流程有报到注册、课程学习、参与社团组织、考试、实习或见习、学位论文、学生肄业或转学、学生毕业等。

学生学习业务流程时间路线如图5 -4所示,学生学习业务流程开始于报到注册,随后进行课程学习,在校学习期间,参与社团组织,参加考试、实习或见习(中小学没有实习或见习业务流程),进行学位论文的选题、撰写、答辩等活动(专科院校、中小学没有学位论文业务流程)结束于学生毕业、肄业或转学。

(二)教师教学业务流程

从教师的视角观察学校,教师与学校接触的触发事件有应聘教师、得教师资格证等,如表5 -3所示。教师教学业务流程的子业务流程有职、教师专业发展、课程设计与开发、教师授课、教学评价、退休、职等。

教师教学业务流程时间路线如图5 -5所示,教师教学业务流程开始于入职,教师专业发展、课程设计与开发、教师授课、教学评价等业务贯穿于教师的整个教学生涯,结束于退休或离职。

(三)教学研究业务流程

从教学研究的视角观察学校,教师与学校接触的触发事件有应聘教师、获得教师资格证等,如表5 -4所示。教学研究业务流程的子业务流程主要有申请课题、课题评审、课题立项、研究经费、开展研究、课题结题等。从申报课题的级别看,教学研究的课题类型有国家级、省部级、校级自主立项课题。不同级别的课题,申报要求、结题要求等都有差异,但是整个教学研究业务流程大体相似。与合作单位合作的研究课题,研究方式主要有两种类型,即独立展开研究或与合作单位共同展开研究,结题则主要依据课题研究合同中的要求。

教学研究业务流程时间路线如图5 -6所示,教学研究业务流程开始于申请课题,随后是课题评审、课题立项、研究经费,课题组开展研究贯穿于从申请课题到课题结题的整个过程,最后结束于课题结题。课题结题后,根据研究需要,有些课题需要进行后续研究。

(四)保障服务业务流程

高等院校承担着培养人才、科学研究、服务社会三大任务,中小学则主要承担培养人才的任务,侧重于知识的传授。无论是高校还是中小学,最重要的目的就是培养人才,学校的所有业务流程都是为培养人才服务的。各业务流程顺利进行的一个重要条件,就是有优质的保障服务。从保障服务的视角观察学校,学校保障服务业务流程如表5-5所示。学校保障服务业务流程的子业务流程主要有服务请求、校园安全、医疗保障、餐饮服务、图书借阅、场地借用、户籍档案、中止服务等。

保障服务业务流程时间路线如图5 -7所示,学校保障服务业务流程开始于学生、教师、教育管理者等提出服务请求,结束于中止服务,校园安全、医疗保障、餐饮服务、图书借阅、场地借用、户籍档案等贯穿于保障服务业务流程的始终。

(五)协同办公业务流程

学校中很多业务流程既涉及横向部门,又涉及纵向部门。很多业务流程涉及多个业务部门,需要跨部门的协调合作。从协同办公视角观察学校,学校协同办公业务流程识别如表5 -6所示。协同办公业务流程的子业务流程主要有诱发、校务管理、学籍管理、教务管理、财务管理、科研管理、人事管理、后勤管理、中止管理等。

协同办公业务流程时间路线如图5 -8所示,协同办公业务流程开始于学校日常事务管理需求的诱发,结束于中止管理,校务管理、学籍管理、教务管理、财务管理、科研管理、人事管理、后勤管理等业务流程贯穿协同办公业务流程的始终。

二 数字校园与现实校园系统中的业务流程耦合

(一)数字校园系统中的业务部门

现实校园系统中的业务部门主要有学校办公室、研究生院或研究生处、院系、研究所、科技处或社科处、人事处、教务处、财务处、后勤处、保卫处、户籍室、档案馆、图书馆、校医院或医务室等。数字校园系统中业务部门除包括现实校园系统的业务部门之外,还有信息网络中心(教育技术中心、教育信息技术中心、信息中心)。

数字校园系统中的业务部门是学校各个业务流程的执行者,信息网络中心作为数字校园建设的主要推进部门,将其他业务部门通过网络联系在一起,打破了现实校园系统中业务部门之间的界线,为其他业务部门业务流程的数字化提供支持。数字化时代的来临,信息网络中心在学校中的作用越来越重要。然而,有的学校信息网络中心处于学校边缘地带,得不到应有的重视。这主要是由于信息网络中心未发挥其应有的作用,未利用数字化手段将学校其他业务部门紧密联系在一起,或者说未为学校其他业务目标提供优质的服务。信息网络中心在学校中不仅起着推进数字校园建设,利用数字化手段简化或优化业务流程的作用,而且起着引领学校业务流程变革,促进学校教育教学深层次改革的作用。

(二)数字校园对实现校园系统中业务流程的优化

数字校园系统的业务流程除包括现实校园系统中的学生学习、教师教学、保障服务、协同办公等业务流程之外,还增加了信息网络服务业务流程。信息网络服务业务流程读现实校园系统中的业务流程提供信息服务支持。

数字校园建设水平的一个重要评价标准就是现实校园系统中各业务流程的数字化程度。现实校园系统中业务流程数字化过程,也就是数字校园建设的推进过程。一般来说,数字校园系统中的业务流程与现实校园系统中业务流程耦合程度越高,越有利于顺利推进数字校园建设,越容易增强学生、教师、教育管理者等对数字校园的满意度。在数字校园建设实践中,有一个重要的现象则是数字校园各应用系统建设容易推进,但是应用推进比较困难。这其中的主要原因就是,数字校园系统中的业务流程与现实校园系统中的业务流程耦合程度不够高,用户难以适应数字校园系统中业务流程。只有数字校园对现实校园系统中的业务流程高度耦合的同时,利用数字化手段简化或优化现实校园系统中的业务流程,才更容易使用户适应数字校园系统中的业务流程。

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